Il compito di applicare il contrassegno, cioè di "vidimare" i supporti è affidato alla SIAE. Le modalità di rilascio e di utilizzo del contrassegno sono regolamentate dal DPCM 23 febbraio 2009, n.31 (GU n.80 del 6 aprile 2009).

• è irriproducibile e, una volta applicato, non può essere rimosso, se non rendendolo inutilizzabile;
  
  
• è metallizzato, perciò non fotocopiabile né scannerizzabile, e contiene elementi anticontraffazione non rilevabili a vista;
  
  
• il logo SIAE è stampato con un particolare inchiostro termoreagente;
  
  
• contiene molteplici informazioni che consentono di conoscere:

• il titolo dell’opera;
  
• il nome del produttore;
  
• il tipo di supporto (CD, CD-ROM, cassetta audio o video, ecc.);
  
• il tipo di commercializzazione consentita;
  
• la numerazione generale progressiva;
  
• la numerazione progressiva relativa a quell’opera.

Eccezioni

In alcuni casi (indicati al comma 3 dell’art. 181 bis della legge n. 633/1941), fermo restando l’assolvimento degli eventuali obblighi relativi ai diritti d’autore ed ai diritti connessi, l’apposizione del contrassegno può essere sostituita da apposita dichiarazione identificativa, secondo la previsione dell’art. 6 del DPCM 23 febbraio 2009, n.31.

Ciò avviene quando si tratti di supporti contenenti programmi per elaboratore (disciplinati dal decreto legislativo 29 dicembre 1992, n. 518) utilizzati esclusivamente mediante elaboratore elettronico, sempre che tali programmi non contengano suoni, voci o sequenze di immagini in movimento tali da costituire opere fonografiche, cinematografiche o audiovisive intere, non realizzate espressamente per il programma per elaboratore, oppure loro brani o parti eccedenti il cinquanta per cento dell’opera intera da cui sono tratti, che diano luogo a concorrenza all’utilizzazione economica delle opere medesime.

La dichiarazione identificativa sostitutiva del contrassegno:

• può essere inviata o consegnata alla SIAE dal titolare dei diritti o da un suo delegato e deve pervenire alla SIAE prima dell’immissione in commercio o dell’importazione dei supporti (l’invio deve perciò essere effettuato con una modalità idonea a far constatare la data di ricevimento da parte della SIAE)

• autocertifica l’autenticità dei supporti, la loro conformità alla casistica elencata al comma 3 dell’art. 181 bis della legge n. 633/1941 ed attesta l’assolvimento di tutti gli obblighi sanciti dalla legge sul diritto d’autore ed i diritti connessi nel caso che i programmi contengano opere tutelate o loro brani o parti

• deve riportare le informazioni relative al titolo del prodotto, i dati anagrafici del dichiarante, il codice identificativo del prodotto (se disponibile), nonché l’indicazione del soggetto e luogo presso i quali il dichiarante si impegna a custodire un esemplare di ciascun prodotto dichiarato per i tre anni successivi al periodo di commercializzazione.

La SIAE può richiedere per eventuali controlli sia i supporti custoditi che informazioni e documenti riferiti agli elementi indicati nella dichiarazione.

Sono invece escluse dall’ambito di applicazione dell’art. 181 bis della legge n. 633/1941 (e quindi non soggette né all’obbligo di vidimazione né alla presentazione della dichiarazione identificativa sostitutiva del contrassegno) per la loro particolare funzione o le loro caratteristiche, le seguenti categorie di supporti, contenenti programmi per elaboratore aventi carattere operativo tassativamente elencate nell’art. 5.3 del DPCM 23 febbraio 2009, n.31:

1. accessoriamente distribuiti nell’ambito della vendita di contratti di licenza d’uso multipli sulla base di accordi preventivamente conclusi con la SIAE;

2. distribuiti gratuitamente con il consenso del titolare dei diritti;

3. distribuiti mediante scaricamento diretto (download) e conseguente installazione sul personal computer dell’utente attraverso server o siti Internet se detti programmi non vengano registrati a scopo di profitto in supporti diversi dall’elaboratore personale dell’utente, salva la copia privata (back-up);

4. distribuiti esclusivamente al fine di far funzionare o per gestire specifiche periferiche o interfacce (driver) oppure destinate all’aggiornamento del sistema o alla risoluzione di conflitti software ed hardware se derivanti da software già installato;

5. destinati esclusivamente al funzionamento di apparati o sistemi di telecomunicazione quali modem o terminali, sistemi GPRS (General Pocket Radio Service) o inclusi in apparati audio/video e destinati al funzionamento degli stessi o inclusi in apparati radiomobili cellulari, se con i medesimi confezionati e distribuiti in quanto destinati esclusivamente al funzionamento degli stessi;

6. inclusi in apparati di produzione industriale, di governo di sistemi di trasporto e mobilità, di impianti di movimentazione e trasporto merci o in apparati destinati al controllo oppure alla programmazione del funzionamento di elettrodomestici, se con i medesimi confezionati e distribuiti in quanto destinati esclusivamente al funzionamento degli stessi;

7. inclusi in apparati di analisi biologica o chimica oppure di gestione di apparati di tipo medico, o sanitario, di misurazione ed analisi se con i medesimi prodotti e distribuiti in quanto destinati esclusivamente al funzionamento degli stessi;

8. destinati esclusivamente alla funzione di ausilio o supporto per le persone disabili ai sensi della Legge 5 febbraio 1992, n. 104;

9. aventi carattere di sistema operativo, applicazione o distribuzione di servizi informatici (server) destinati ad essere preinstallati su di un elaboratore elettronico e distribuiti all’utente finale insieme ad esso.

Ai sensi dell’art. 7 DPCM 23 febbraio n.31:
non sono infine soggetti a vidimazione né a dichiarazione sostitutiva i supporti che le emittenti radiofoniche o televisive, nel rispetto dei diritti d’autore e dei diritti connessi, realizzano per finalità esclusivamente di carattere tecnico o comunque funzionale alla propria attività di diffusione radiotelevisiva, salvo che tali supporti siano destinati al commercio o ceduti in uso a qualunque titolo a terzi a fine di lucro;
non soggetti a vidimazione né a dichiarazione sostitutiva i supporti di lavoro realizzati dai Disck Jokey in possesso di specifica autorizzazione della SIAE PER LO SVOLGIMENTO DELLA PROPRIA ATTIVITÀ PROFESSIONALE, salvo che tali supporti siano destinati al commercio o ceduti a fine di lucro;
non soggetti a vidimazione né a dichiarazione sostitutiva i supporti allegati ad opere librarie che riproducano in tutto o in parte il contenuto delle opere (dizionari, eserciziari ecc.) purché non commerciabili autonomamente;
non soggetti a vidimazione né a dichiarazione sostitutiva i libri contenenti microchip sonori o musicali strettamente legati alla fruizione dell’opera.